【書類】整理の初歩

書類はすぐに溜まるし、1枚ずつは薄いのに、たくさんになると重くて、重要なものも多いでsy、

全捨てで大丈夫、と言われることもありますが、なかなかそんなことできないです。

まず書類整理の1つの方法をお伝えします。

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書類整理で最初にすること

高度な整理をする前にして欲しいことがあります。

まずは分ける。

自分が好きな方法で分けたらOK。

  • 広告やゴミなどを捨てる
  • 人ごとに分ける
  • 保管期間ごとに分ける
  • カテゴリーごとに分ける

いろんな分け方がありますが、ゴミを捨てつつ、いくつかのカテゴリーごとに分けてボックスに入れていきます。

これをしないと、どんな書類整理グッズを使うのか、どれだけ必要なのかがわからないです。

分け方は探しやすいようにするのが大事です。

書類の種類が多いなら

書き出してみるのが良いです。

分類ごとに書き出してみると、どうすれば見つけやすいかわかります。

【お家ファイリングの分類】

  • お金
    • 銀行関連
    • ローン関連
    • 年金関連
    • 保険関連
    • 税金関連
    • 投資関連
    • 権利書等
  • 健康
    • 病院関連
  • 取説
    • リビング
    • キッチン
    • 浴室、洗面室
    • 寝室
    • 子ども部屋
    • アウトドア
  • 学校(学習)
    • 学校からのお知らせ

最近はほとんどがネットで見られるようになっていることが多いので、わざわざ紙でとっておく必要はありません。

紙しかない場合だけファイリングしてください。

小学生のお子さんの書類

小学生のお子さんがいらっしゃるお家は、書類の量がすごいです。

どこのお宅もすごく困っていらっしゃいます。

自分が見やすいように分類が必要です。

例を挙げると

お子さんごとでファイルボックスを分ける

個別フォルダで中身を分類する】

  • 学校の1年行事
  • 毎月の行事、献立
  • クラスや学校の日報や週報など
  • 塾の1年行事
  • 塾の毎月行事
  • 塾の週報など

別で管理】

  • 提出期限があるもの

こんな感じです。

たくさん書類がないのであれば、個別フォルダの中にクリアファイルを入れて分類して、一気にまとめてしまっても大丈夫。

お子さんの書類は、1年ごとで捨ててもほとんど問題ないですが、思い出としてとっておきたいのであれば、思い出コーナーに入れましょう。

書類整理に使う収納用品はどれが良い?

こればっかりは、本人の使いやすさによります。

私は、めんどくさがり屋さんなので、バーチカルファイルが好きです。

きちんとしたい、綺麗にしたい人は、ブック型だと見やすくて良いです。

海外でよく使われているのはバーチカルファイルです。

扱いやすいので、お勧めです。

よく見る書類(入れ替えが頻繁でないもの)

子どもさんの行事予定や、献立表など、入れ替えは定期的にあるものの、しょっちゅう入れ替えたりしないものは、クリアブックのようなモノが使いやすいです。

サッと取り出して本のように見られます。

書類は重たいので、2穴でも良いですが、できたら30穴のが綺麗です。

よく見る書類は傷みやすいので、クリアファイルに入れておくと汚れにくく綺麗を保てます。

私のお家にはよく見る書類はないので、クリアファイルブックに入れているものはありませんが、お子さんのいるお家や、よく見るものがあるのであれば本タイプのブックは扱いやすいです。

保管が目的の書類

たまに見る書類や、めんどくさがり屋さんには、バーチカルファイリングがお勧めです。

個別フォルダに入れて、ファイルボックスにまとめる方法です。

私はこの方法がすごく好きなので、よく見る書類も入れています。

うちの書類たちは、バーチカルファイリングでファイルボックス1つで済んでいます。

個別フォルダは紙のタイプもありますが、PPタイプもお勧めです。

バーチカルファイルはすごく便利なんですが、タブの部分が汚れて汚くなります。でも、PPタイプなら汚れにくいですし、傷みにくいです。

私は少し汚れても良いので、紙タイプのままにしています。今後変えるかもしれませんが。

バーチカルファイリングは、書類が多いのであれば、ファイルボックスをカテゴリー別に分けて、さらに個別フォルダで中身を分かりやすくします。

書類が少ないのであればファイルボックス1つで、個別フォルダーでカテゴリーごとに分けても良いです。

注意

ファイルの見出しにタイトルを書くと思いますが、「その他」「○○等」は書かないでください。
「その他」「等」はいろんなモノがあてはまるので、探し出すのに時間がかかったり探し出せなくなることがあります。
なので、個別フォルダにタイトルを書くときは入っているものを全部書くようにしてください。

無いことを知るのが大事

書類は、すぐに見つけられないと困ることが多いです。

そして、見つかるまで探し続けるのも大変ですよね。

私は、「家の中に無い」ことを知るのも大事だと思っています。

自分が分類した書類収納場所から自分が見つけたい書類がサッと見つけられなかったら、「この家にはない」ということが一瞬でわかるのが良いと思っています。

無いことが分かると、再発行したり、取り寄せたりするのがすぐにできるようになります。

あるのか無いのかわからないものをずっと探し続けるのは、時間がもったいないです。

すぐに次の行動ができるようにするためにも、書類の整理をしておくのは大事です。

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投稿者プロフィール

山本 裕子上質な暮らしアドバイザー
夫婦二人賃貸暮らし
片付けを通して意識改革をしてもらい、今よりワンランク上の上質な暮らしをご提案しています。
自然派、シンプルライフをしながら横浜を中心に片付け作業、講演会、講座をして活動しています。
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