すぐに溜まる書類整理を楽にする方法

書類ってすぐにたまりますよね。

あとで見ようって思って置いておいたチラシ。

月末まで使えるクーポン。

イベントや映画のチケット。

旅行のパンフレット。

通販カタログ。

など。

ありとあらゆる書類があって、あっという間に溜まります。

書類の８割は不要

後で見るもの、後で使うもの、１年間保管するもの、５年間保管するもの、永久保存のもの、などに分けておきますか？

大量の書類を全て分類して保管するのは、この現代社会では難しいです。

ファイリングしようとするから大変になります。

それに私は、書類の８割は不要だと考えています。

２割のファイリングなら誰でもできると思います。

書類が入ってきたらすること

書類が入ってきたらすることがあります。

メールボックスから、外出先から、子どもから入ってきた書類は

手から離さずに（どこかに置く前に）いるか要らないかを判断して、要らないものはすぐにゴミ箱に捨てる。

これだけで、半分以上の書類は減ります。

我が家では、これだけで８割減ります。

要る、もしくはちょっと読みたい、すぐに判断つかないものは置いておきます。

このちょっと置いておくものは、必ず当日中に判断しちゃいましょう。

判断つかないもの、ちょっと読みたいものは、もしかしたらすごい情報を持ってきてくれるかもしれませんが、８割は不要な情報です。

当日中（もしくは２〜３日中）に見られないことで、機会を損失しているものも含まれてきます。

そうなると、せっかく得た情報も古い情報になってしまいます。

当日（もしくは２〜３日中）に見られないようなものは、なくても問題ないものが多いです。

要ると判断した書類

必要だと思った書類も出来るだけ早くファイリングするなり、処理するなりしないといけません。

要ると判断したもののファイリング

１ヶ月以内

１ヶ月以内に使うもの、提出するものなどは、一時置きのような場所を作ります。

家族全員がわかる場所に一時保管の場所を作って、管理するようにしましょう。

個人的なものは、個人のところに保管しましょう。

おすすめは案件ごとにクリアファイルに入れておく。

提出期限があるものは、クリアファイルの中のプリントに付箋で大きく提出期限を書いておくと出し忘れが減ります。

ファイリングが必要なもの

何年も置いておくものはファイリングが必要になります。

ファイリングするにはファイリング用のグッズを使うのが便利です。

どんなファイリングに向いているのかご紹介します。

ファイルボックス

ファイルボックスは、個別フォルダーとクリアファイルを使って書類を整理しますが、そのまま書類を放り込んでも使えます。

出し入れしやすいので、頻繁に書類の出し入れが必要な時に使いやすいです。

お子様のファイリングにも向いています。

ファイルボックスの中に個別フォルダーを入れて、個別フォルダーのタブに「見出し」を書きます。

その個別フォルダーの中にさらに分けるものがある場合は、クリアファイルに分けます。

増えたり減ったりした時に楽に入れ替えができたり、差し替えをする時にもすぐにできます。

中の書類を出して見たい時にもこのファイルボックスと個別フォルダーは便利です。

クリアブック

クリアブックもすごく人気があって、日本では昔から使われています。

このクリアブックの良いところは、本のようにめくって見られるところです。

１枚ずつ入れておくことで、書類が折れ曲がったりせずに綺麗に保てるのも魅力の一つです。

スクラップしたものを入れたり、何度も眺めても書類にダメージを与えないようなものを保管するのにすごく向いています。

頻繁に入れ替えをするような場合は出し入れが面倒なのでめんどくさがり屋さんには向いていません。

うちでは、賃貸のお家の中の備え付けの備品の取説がクリアブックに入っています。

このクリアブックもちゃんと見出しをつけておくのが大事です。

こうしておくだけで、とっても見やすいです。

ファイリングの注意点２つ

ファイリングをする時にとっても大事な注意点が２つあります。

この２つを守るだけでもめちゃくちゃ使いやすくなります。

誰が見てもわかるようにする

誰が見てもわかるようにしておくと、家族みんなで管理ができます。

自分だけの資料や書類の場合は、自分だけがわかるようにしておけばいいやん？って思う人もいると思います。

もちろんそうなんですが、人間の記憶って曖昧です。

特に私は、自分の記憶を１００％は信じきれません。

誰にでもわかるようにしておく、というのは、未来の自分にもわかりやすくしておくことにつながります。

自分に優しいファイリングになるので、誰が見てもわかるようにしておきましょう。

「その他」を作らない

「その他」という項目は見出しに作ってはいけません。

どこにも属さない書類って出てくるのはわかります。

そして、「その他」ってつい作ってしまいたくなる気持ちもわかります。

でも、この「その他」ってめちゃくちゃやっかいなものです。

「その他」にはいろんなものが入ってくるので、結局探し回ることになります。

そうならないためにも「その他」は作ってはいけません。

ファイリングとは

私が思うファイリングとは、書類が欲しい時に、効率的に確実に書類を探し出せるようにしておくものです。

ファイリングのここを探してもない、ってなったら、「家にはない」ってことが早い段階でわかることも大事です。

ずっと探し続けるより、次の行動を取れるのは、無駄を防げます。

２割の書類をファイリング

家に入ってくる書類全部をファイリングしようとするから大変なことになってきます。

家に帰った時に手に持っている書類やチラシたちをどこかに置く前に、ゴミ箱の前に立ちましょう！

これだけで５割以上のものは捨てられます。

あとの５割もちょっとチェックしたら不要なものになります。

そうしたら、残りは２割程度です。

その２割を人別やテーマ別に分けてファイリングしましょう。

一度捨ててしまったら取り返しのつかない書類はそんなに無いです。

まずは、今日からは書類を増やさない、と心に決めて始めてみてくださいね。

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